莱芜市莱城区嬴昊城市建设开发投资有限公司
档案管理制度
第一章 总则
一、根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理办法》和国家档案管理局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，为进一步加强企业档案工作，结合公司档案工作的实际情况，为提高企业的经济效益，特制定本规定。
二、本企业档案是指在工作活动中直接形成具有保存和利用价值的，并按归档要求整理归档的不同载体的全部材料。
三、本企业档案是本企业各项工作活动的真实记录和历史凭证，各职能部门坚持集中统一管理的基本原则，使各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效地利用的要求。
四、企业档案工作是各项工作的重要组成部分，是企业基础管理工作之一，是提高经济效益、社会效益不可缺少的一个环节，把该项工作纳入了本企业领导工作的议事日程，纳入有关人员的职能范围，并纳入岗位责任制进行考核。
第二章 规章制度
根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理办法》和国家档案管理局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，为切实加强我公司档案工作，使档案工作制度化、规范化、更好的为企业各项工作服务，特制订如下归档制度：
一、档案收集制度
为不断丰富公司档案数量，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理办法》和国家档案管理局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合本公司实际，制订本制度。
一、专人负责接收、征集档案资料工作。
二、接收、征集档案资料的范围，按照国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等有关规定执行。
三、各部室档案按规定的期限定期接收，特殊情况经协商可提前或延后接收；临时机构的设立、合并、撤销的档案，临时机构撤销时及时接收。
四、进室档案须经过整理、鉴定，达到分类科学、排列系统的要求，编制归档目录，经核对，签定档案交接凭证，办理交接手续。
二、档案整理制度
一、档案室全部档案，应按规范要求划分，科学管理。
二、档案分类科学、排列有序，档号编制规范。以件为整理单位的档案，按照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）进行整理。
三、接收的档案资料应在一年内整理完毕，并上架。
四、每个卷宗按规范编制目录。
五、参照《中国图书分类法》对馆藏资料进行科学分类，编制资料分类目录。
六、每个全宗单位按照《全宗卷规范》（DA/T12-2012）要求建立全宗卷，全宗卷内容应有全宗指南、成立综合档案室的通知、成立档案工作领导小组文件材料、档案机构工作人员任免文件、档案员岗位职责及各项工作制度等。
三、 档案统计制度
一、档案资料统计人员要实事求是，认真负责地做好统计工作，做到统计数据真实、准确、可靠。
二、建立档案资料收进、移出、整理、鉴定、编目、修复等统计、登记表册，及时进行登记、统计。
三、每年要对归档档案、资料进行统计、核对。
四、及时准确地登记、统计档案资料利用情况和产生的效益。
五、及时编制报送统计年报，并做好统计分析。
四、档案保管制度
一、档案保管要按照防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防虫、防强光、防有害气体、防微生物、防鼠“十防”要求进行，延长档案寿命，维护档案的完整与安全。
（一）防火。按照“预防为主，防治结合”的原则，严禁在档案室内使用明火、禁止吸烟、禁止放置易燃、易爆及腐蚀性物品，禁止存放与档案无关的杂物，离开档案室时要切断电源。发现事故隐患及时上报领导。
（二）防盗。档案室要安装防盗门。
（三）防尘、防有害气体。要保持档案柜周围整洁卫生，每天打扫一次卫生，保持清洁。
（四）防虫、防微生物。将库房温湿度控制在规定范围内，放置消毒杀菌药品。平时注意观察档案害虫和霉菌痕迹，一旦发现，及时消杀。
（五）防强光。严禁档案在强光下长时间曝照(晒)。
（六）防鼠。严禁档案室有食物及杂物，关闭档案柜，消除老鼠隐藏条件。
（七）防潮、防高温。控制与调节档案室内温湿度使温度保持在14℃-24℃，相对湿度保持在45%--60%之间，且24小时内温度变化不得超过±2℃、相对湿度变化不得超过±5%。
二、非专门管理工作人员，不得进入档案室。
三、档案柜统一编号，排列整齐、美观。
四、档案室内设有档案存放位置索引，以便于对档案进行管理和利用。
五、档案室钥匙要统一管理，集中存放，不得个人随身携带；及时关门上锁，加强安全检查，发现问题及时上报。
六、对档案柜及各种设备经常进行保养和维修，尽量延长其使用寿命。
七、每半年清仓查库一次，并做好记录，发现问题及时向领导汇报。
八、档案利用结束后，要及时归位，严禁库外过夜。
五、档案提供利用服务制度
一、档案员要有良好的职业道德，待人态度和蔼，积极热情地为利用者服务。档案员要熟悉归档文件内容和各种检索工具的使用，迅速、准确地向利用者提供所需要的档案资料。
二、档案员要忠于职守，遵守纪律，严格执行各项规章制度，做到在办公时间不擅自离岗。如有急事外出，一定要找好替岗人员后方可离岗。
三、严格查、借阅登记手续，查、借阅登记单上的内容要逐项填写，并定时装订，成册保存。
四、对借出到期的案卷，要及时催还，保证档案的安全。
五、处理好借阅与保密的关系，不得在提供利用过程中泄露机密，有密级的文件、档案严格按规定执行。
六、归卷时认真仔细，检查案卷完好情况，迅速准确地归入原位，并随手把案卷排列整齐。
六、档案资料查（借）阅利用制度
一、凡来查（借）档案者，需持查（借）阅通知单和查（借）阅凭证方可借阅。档案员要及时准确做好查（借）阅登记薄填写工作。
二、查（借）档案资料者，要按规定办理借阅手续，借阅时间不得超过三天，数量不超过10件。期满仍需用者，再办理续借手续。但带密级及珍贵、老化易损档案资料一律不外借。
三、借阅者不得擅自摘录、复制、转借档案。如需复制，由档案员负责复印，用完后交还档案室。
四、利用者要爱护档案资料，不准涂改、圈划、污染、拆卷、撕页。如发生上述情况，立即停止借阅，并追究责任。
五、为延长档案寿命，确保档案安全，利用者不得在查阅档案时吸烟；水杯要远离档案资料。
六、查（借）阅者要认真填写查（借）档案通知单和查（借）阅登记簿。
七、 档案保密制度
一、增强保密观念，自觉遵守党和国家有关保密规定。
二、保守党和国家机密，坚决同泄露或出卖档案机密的行为作斗争。
三、不该说的不说，不该问的不问，不该听的不听，不该看的不看，不该去的地方不去。
四、明传电报、私人通信中，不得涉及密级档案的内容。不在不利于保密的地方存放档案、资料。
五、不在公共场所和亲朋好友之间阅读、谈及涉密文件、档案资料。
六、不在私人笔记中记录涉密档案内容及党和国家机密。
七、不准将文件和档案资料私自带回家。
八、档案利用结束后，要及时归位，严禁库外过夜。
九、档案室工作人员不得超越职责范围，私自为他人查阅、摘抄、复印、拍摄档案文件；不得在任何场合与任何无关人员讨论馆藏档案内容。
十、利用涉密档案，要严格审批手续，控制使用，不得擅自开放或扩大利用范围。
十一、销毁无保存价值的文件材料，应在确保其完全焚毁后，方可离开，严禁将剔除的文件和内部资料出卖或另作他用。
十二、发生失、泄密事件，要及时报告，造成重大损失应严肃处理。
八、档案鉴定销毁制度
一、对已满保管期限的档案要按时进行鉴定。
二、要成立档案鉴定小组，除公司领导和有关人员参加外，可吸收有关机关的代表参加，以便指导和监督有关鉴定工作事宜的正常进行。
三、鉴定档案本着“保持原貌，在保管期限上就高不就低，一般不拆卷重整”的原则，采取直接鉴定法，逐卷逐件审查卷内文件，切忌只看案卷标题而不审查卷内文件实际情况的做法。
四、鉴定中要具体对待保管期限混杂的案卷。永久卷混有与卷内文件内容联系密切的个别定期文件可以不拆卷，如混杂的定期文件较多的就要拆卷重整。定期卷内混有永久保管的文件，应拆卷重整。
五、对档案价值的分析，根据档案自身的特点和社会利用的需要，按照全面的、历史的、发展的观点，应以反映本公司主要职能活动为出发点，以分析档案的内容为中心，结合考虑公司的工作性质、社会地位、活动范围以及档案的产生时间，完整程度、可靠性、有效性、利用率和外形特点等因素，判定档案的保存价值。
六、档案的销毁要严格审批程序：
(一)编制档案销毁清册。经过鉴定，对失去保存价值的档案，都必须以件为单位编制销毁清册，写出销毁档案内容的分析报告，报请主管领导批准。
(二)销毁档案时，要有监销人员监督，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人员要签名盖章，以示负责。
(三)为确保党和国家的机密，对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或另作他用。
(四)为慎重起见，准备销毁的档案，在经领导批准后，还应继续保存一段时间后销毁，以避免因档案的潜在作用尚未被发现而造成无法挽回的损失。
九、档案室仪器管理制度
一、档案室计算机必须专机专用，使用时必须严格遵守操作规程，确保人身、机器设备安全，无关人员不准随便使用。
二、严格执行操作密码管理规定，对操作密码定期更改，超级用户密码由系统管理员掌握。
三、档案室内机器设备不得擅自挪动，更不得随意搬出使用；工具、仪表、家俱等物件不准带出档案室，更不得占为已有。档案员员必须密切注意设备运行状况以及网络运行情况，确保安全、高效运行。
四、档案员员应恪守保密制度，不得擅自泄露各种信息资料与数据。
五、机房内服务器、网络设备、UPS电源、空调等重要设施由专人严格按照规定操作，严禁随意开关。
六、硬件设备的添加、更换必需经分管负责人书面批准后方可进行，并按规定进行详细登记和记录，对各类电子档案要定期整理存档。
十、档案安全保卫制度
一、档案室是保存档案的重地，无关人员不得进入。除档案管理人员或在档案管理人员带领下的本公司人员外，任何人不得进入。
二、记录出入档案室人员情况，以利备查。
三、离开时必须随时锁好房门。
四、定期检查。档案管理人员定期检查库房的安全情况，发现问题及时纠正或向领导汇报。
五、加强安全保卫，档案室要有专人值班，做到人在门开，人走门关。
六、加强钥匙管理。档案室的钥匙由档案室和综合行政部各保管一份，其他人员不得擅自拿走和使用档案室钥匙。
